Contoh Standard Operating Procedure (SOP)
1. Prosedur Pemesanan, Pengiriman dan Retur Barang.
Prosedur ini dimulai dari aktifitas rutin harian Administrator Outlet dalam melakukan control saldo persediaan untuk semua item produk setiap hari, apabila ada item stock yang habis atau sampai pada titik re-order (buffer) maka dilakukan prosedur sebagai berikut:
1.1 PROSEDUR PEMESANAN BARANG KE SUPPLIER
1.1.1 Administrator Outlet mengisi formulir permintaan barang.
1.1.2 Meminta persetujuan (approval) Outlet Manager.
1.1.3 Administrator Outlet mengirimkan formulir permintaan barang kepada Supply Manager via fax dan e-mail.
1.1.4 Supply Manager memilah permintaan barang.
1.1.5 Meneruskan permintaan barang kepada Supplier yang bersangkutan.
1.1.6 Supplier mengirim barang sesuai permintaan langsung ke Outlet.
1.2 PROSEDUR PEMESANAN BARANG KE FRANCHISOR
1.2.1 Administrator Outlet mengisi formulir permintaan barang.
1.2.2 Meminta persetujuan (approval) Outlet Manager.
1.2.3 Administrator Outlet mengirimkan formulir permintaan barang kepada Supply Manager via fax dan e-mail.
1.2.4 Supply Manager melakukan konfirmasi ke bagian keuangan untuk melakukan cek terhadap kecukupan deposit.
1.2.5 Bila deposit mencukupi, Supply Manager meneruskan formulir ini kepada Warehouse Supervisor.
1.2.6 Bila deposit tidak mencukupi bagian keuangan akan menelefon Franchisee dan pengiriman barang ditunda sampai terpenuhinya nilai deposit.
1.2.7 Warehouse Supervisor mempersiapkan barang yang dipesan sesuai spesifikasinya.
1.2.8 Melakukan proses picking dan packing .
1.2.9 Menerbitkan surat jalan (SJ).
1.2.10 Warehouse Supervisor menghubungi kurir untuk pengiriman langsung kepada Outlet.
1.2.11 Kurir mengirimkan barang ke Outlet.
1.3 PROSEDUR PENERIMAAN dan PENGELUARAN BARANG (Retur & Penjualan) DI OUTLET
1.3.1 Administrator Outlet atau Operator atau Outlet Manager menerima barang datang.
1.3.2 Administrator dan Operator Outlet melakukan pemeriksaan kondisi fisik barang (jumlah, jenis dan kualitas).
1.3.3 Seluruh barang datang dimasukkan ke dalam database persediaan Outlet.
1.3.4 Bila kondisi barang baik dan sesuai, Administrator Outlet menyimpan barang di gudang Outlet.
1.3.5 Memasukkan data barang ke database persediaan Outlet (update melalui form mutasi stock).
1.3.6 Bila kondisi barang tidak sesuai, Administrator membuat Surat Retur Barang (SRB) ke Supply Manager.
1.3.7 Mengirimkan barang cacat kembali ke asal barang (Supplier atau Franchisor).
1.3.8 Menitipkan barang kepada kurir pada saat pengiriman berikutnya.
1.3.9 Memasukkan data barang keluar ke database persediaan Outlet (update melalui form mutasi stock).
1.3.10 Mengatur barang di gudang menurut jenisnya.
1.4 PROSEDUR RETUR BARANG DI FRANCHISOR.
1.4.1 Supply Manager menerima surat retur.
1.4.2 Memberitahukan kepada Warehouse Supervisor agar bersiap.
1.4.3 Warehouse Supervisor menerima barang cacat.
1.4.4 Melakukan pemeriksaan kondisi fisik barang cacat (jumlah,jenis dan kualitas).
1.4.5 Warehouse Supervisor menerbitkan berita acara penerimaan retur.
1.4.6 Bila barang berasal dari Franchisor, menerbitkan berita acara penggantian barang cacat ke Supply Manager.
1.4.7 Menyimpan barang cacat.
1.4.8 Memasukkan data barang cacat ke database persediaan di katagori barang cacat.
1.4.9 Bila barang berasal dari Supplier, Supply Manager menerima surat retur.
1.4.10 Memberitahukan kepada Supplier.
1.4.11 Supplier mengirimkan barang pengganti ke Outlet.
2. Wewenang dan Tanggung Jawab
2.1 Outlet Manager
Bertanggung jawab untuk memastikan bahwa proses pemesanan dan pengiriman barang berjalan sesuai standar yang telah ditetapkan.
2.2 Warehouse Supervisor.
Bertanggung Jawab untuk:
a. Memastikan barang terkirim sesuai pesanan (jumlah, jenis dan kualitas secara tepat waktu).
b. Bertanggung jawab atas kemasan, jumlah, jenis dan kondisi barang terkirim.
2.3 Administrator Outlet
Bertugas dan bertanggung jawab atas persediaan yang ada di Outlet termasuk hal sebagai berikut :
a. Penerimaan dan pengeluaran barang.
b. Pencatatan persediaan (mutasi dan database).
c. Penyelenggaraan, penyimpanan dan pengaturan seluruh dokumen persediaan Outlet.
d. Secara periodic melakukan stock opname persediaan Outlet.
e. Update harian persediaan Outlet.
2.4 Supply Manager
Bertugas dan bertanggung jawab melakukan penyelenggaraan, pencatatan, penyimpanan dan pengaturan seluruh dokumen permintaan dan perintah pengeluaran barang ke Outlet atau Supplier.
3. Ketentuan
3.1 Pemesanan Barang hanya dilakukan pada hari Senin dan Kamis pada jam kerja, melalui fax dan e-mail ke Supply Manager.
3.2 Seluruh formulir permintaan dan retur barang harus ditandatangani oleh Administrator Outlet dan Outlet Manager.
3.3 Setiap penyelenggaraan lalu-lintas barang harus menggunakan formulir-formulir lalu lintas barang yang standar dan telah ditetapkan oleh Franchisor.
